Management Assistant

Description of the Job Offer

Summary

 

Company details

 

 

Exciting Opportunity for a Management Assistant to enjoy a varied role working on a wide range of assistant responsibilities as well as marketing projects 

Would you like to play a part in this international Legal Firm’s continued success? 

  • Dynamic, innovative, and internationally renowned law firm
  • Established reputation for delivering exceptional quality and service and exceeding client expectations 
  • International presence with 30 + offices across Europe, the Middle East, Asia-Pacific and North America
  • Enjoy a friendly and inclusive work environment based on respect and understanding
  • Comprehensive onboarding to help you settle at your own pace
  • Realize your international career aspirations within this multicultural team
  • Modern and attractive offices conveniently accessible by public transport

 

Function

 

 

Be a Vital Asset to the Brussels Team: 

  • Provide seamless support to 3 Partners and their team
  • Take ownership of responsibilities, efficiently managing time to meet deadlines
  • Open and close client matters in collaboration with The London Compliance Team 
  • Utilize your written and spoken language skills to engage with international stakeholders, to create impactful PowerPoints as well as to draft, proofread and format diverse documents
  • The external newsletter is also one of your responsibilities as you ensure that all content is received on time and that the layout is perfect
  • You are in charge of the laying out of marketing materials such as flyers, brochures and presentations 
  • Manage your Partners’ agendas, including conference calls, internal and external meetings and business lunches/dinners 
  • Organise internal and external events and seminars including venue research, sending of invitations and their follow-up as well as coordinating the catering 
  • Liaise with the travel agency for European and worldwide travel arrangements and follow-up the expense claims
  • Ensure timely billing by submitting time sheets and verifying billing details
  • Support the client portfolio expansion and pitching process 

 

Profile

 

 

  • Minimum 3 years of experience 
  • Excellent English (written and spoken) with intermediate Dutch and French (written and spoken)
  • Proficient in MS Office with a keen eye for detail
  • Solution-oriented mindset, proactive, and self-driven
  • Effective prioritization skills to handle multitasking calmly
  • You are always both service-minded and diplomatic towards clients and colleagues alike
  • You are politely assertive when information is necessary to meet a deadline 
  • Highly motivated team player with a genuine desire to contribute

    •  

    Offer

     

     

    • Competitive Salary plus Discretionary Performance Bonus, Teleworking Allowance, 125 €, Lunch Vouchers, €8, Eco Cheques, €250, Private Pension, Hospitalization, Outpatient Insurance and Car or Bike Allowance OR 100% Public Transport Reimbursement
    • Continuous training opportunities
    • Opportunity for 2 days of teleworking per week (after 4 months)
    • 38-hour workweek with flexible starting and finishing times (9 am, 9:30 am, or 10 am) 
    • Rare overtime requirements 
    • 24 days of annual leave with an additional day every 5 years
    • Collaborate with warm, enthusiastic, and stable colleagues 
    • Permanent contract ensuring long-term stability

    Hiring Process

    • First interview with the Recruiting Team
    • Practical exercises assessing everyday skills, learning ability, and attention to detail
    • Second interview with the Partners and the other Management Assistants
    • Decision communicated within 1 week

    Don't miss this outstanding opportunity to join this prestigious international legal firm and thrive as a valued Management Assistant!

    Country
    Belgium
    City
    Function
    Administration / Secrétariat, Administration générale, Assistance, Marketing / PR / Communication, Assistance Marketing
    Requirements

    Contact details for applications

    You need a free applicant account to be able to apply for this job offer from our web app. Click here to create your applicant account or login with your existing applicant account. Alternatively, you can apply by following the link below
    Published by VIPTJ-Aggregator. Originally found at: URL of the original publication

    More job offers like this one

    By Category:

    By Tags:

    <- Back to Job Offers Search Page