ASSISTANTE DE DIRECTION

Description of the Job Offer

Summary

Rôle de la fonction

L’assistant(e) de Direction assiste en priorité le Directeur Gérant et le Président du CA.  

Il/elle pourrait être amené(e) à apporter un support administratif aux autres membres du CODIR (documents préparatoires réunions etc).

L’assistant(e) de Direction met ses compétences et son savoir-faire pour optimiser la gestion des tâches administratives.

Principales responsabilités

Assister le Directeur Gérant dans toutes les tâches administratives.

Faire le suivi ’administratif des AG, CA, CODIR, COMITES  (mettre les dates dans outlook, récolter les informations, relecture et mise en page).

Gérer l’identité visuelle du Logement Molenbeekois (logo, master courriers, carte de visite, présentation…)

Mettre en forme, rédiger et communiquer les notes internes & externes, par courrier ou par mail.

Coordonner la gestion des plaintes.

Gérer les courriers entrants et sortants.

Tâches de la fonction

  • Prendre les appels entrants destinés au Directeur général
  • Gérer l’agenda du CODIR 
  • Produire et mettre en page les documents préparatoires aux réunions de direction 
  • Rédiger et soumettre à la signature les courriers sortants émanant du CODIR, Président CA
  • Organiser les Assemblées générales, les réunions du Conseil d’administration et du Conseil de Gestion : convocations, listes de présence, etc 
  • Produire et mettre en page les documents issus de ces réunions (PV et rapports) et les classer sur le serveur
  • Rédiger et mettre en page le rapport de gestion 
  • Rédiger et mettre en page le plan stratégique 
  • Mettre en place, coordonner et veiller au respect de la procédure de la gestion des plaintes 
  • Réceptionner, enregistrer et traiter le courrier entrant 

Compétences requises

Niveau 

  • Bachelier en secrétariat de direction ou communication

Compétences savoir-faire 

  • Être organisé et rigoureux
  • Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles
  • Savoir s’exprimer aisément
  • Avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques
  • Avoir un esprit d’analyse
  • Savoir gérer les priorités
  • FR/NL

Compétences savoir-être 

  • Être capable d’autonomie
  • Savoir faire preuve d’une discrétion absolue
  • Être flexible
  • Savoir prendre les initiatives nécessaires
  • Avoir un esprit d’analyse et une capacité d’anticipation
  • Savoir gérer son stress
  • Avoir un esprit d’équipe

LA JOB DESCRIPTION AINSI QUE LES TÂCHES PEUVENT EVOLUER OU CHANGER

Country
Belgium
City
Function
Administration / Secrétariat
Requirements

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