GRADUE ADMINISTRATIF – SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F/X) en CDD

Description of the Job Offer

Summary

Le Service général des Infrastructures scolaires de la Fédération Wallonie Bruxelles, recrute

1 GRADUE ADMINISTRATIF – SECRETAIRE DE DIRECTION  (H/F/X) en CDD

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra uniquement mentionner la référence suivante O2 AT-6 2022 003 ainsi que comporter :

  1. Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé.
  2. Une lettre de motivation faisant mention de la référence du ou des emplois pour lesquels vous postulez
  3. Une copie du (ou des) diplôme(s) requis

Les candidatures doivent impérativement comporter les documents ci-dessus et être envoyées par mail à  recrutement.dgi(at)cfwb.be.

Vous pouvez postuler jusqu'au 15/05/2022 inclus.

DIPLOMES REQUIS/EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE

  • Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court : bachelier professionnalisant ou graduat ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature (requis).
  • La possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier professionnalisant ou graduat) en Assistant de direction, Secrétariat de direction ou en Sciences administratives et gestion publique constitue un atout pour la fonction.
  • Une expérience professionnelle dans les domaines du secrétariat ou de la gestion administrative (secrétariat, organisation logistique, gestion des appels téléphoniques et de l’accueil des visiteurs, gestion documentaire ou traitement administratif des dossiers) constitue  un atout pour la fonction.
  • Une expérience professionnelle dans l’utilisation de l’application « Alfresco » constitue un atout pour la fonction.

EMPLOYEUR

Le Service général des Infrastructures de Wallonie-Bruxelles Enseignement (SGIS WBE) est intégré à la Direction générale des Infrastructures de la Fédération Wallonie-Bruxelles et mis à disposition de l’Organisme Public Autonome WBE.

Concrètement, le SGIS WBE a la charge de la gestion (entretien, investissement, …) des infrastructures scolaires du réseau WBE.

Le Service général  gère en propre près de 2.200 bâtiments représentant environ 3,2 millions de m2 qui abritent au quotidien près de 200.000 élèves et 30.000 enseignants.

Il met à disposition de ces occupants des infrastructures en adéquation avec leur mission, et gère, dans le respect d’une enveloppe budgétaire préétablie, l’ensemble des constructions, infrastructures et équipements, et en assure l’entretien du propriétaire.

Son objectif est de fournir les infrastructures de qualité les mieux adaptées possibles aux besoins des occupants.

Au sein du SGIS WBE, le Service du Directeur général adjoint assure un support administratif dans l’organisation quotidienne du Directeur général adjoint et des missions qu’il doit réaliser.

OBJECTIFS DE LA FONCTION 

L’objectif principal de la fonction est d’assurer le secrétariat du Directeur général adjoint a.i. notamment en matière d’organisation, de gestion et de diffusion de l’information et de classement.

En tant que secrétaire de direction (H/F/X), vous pouvez être amené à :

  • Assurer, à titre principal, le secrétariat du Directeur général adjoint a.i. :
    • Gérer l’agenda du Directeur général adjoint a.i. (fixer les réunions, prévoir les déplacements (itinéraires), préparer les dossiers, …);
    • Traiter et indicater le courrier entrant et sortant ;
    • Traiter les dossiers en fonction des besoins et priorités établis ;
    • Rédiger des courriers, des notes, des rapports sur base de lignes directrices;
    • Préparer les dossiers à l’attention des autres services du MFWB ou de WBE ;
    • Etablir l’ordre du jour des réunions d’équipe ;
    • Rédiger des procès-verbaux de réunions ;
    • Réaliser différents travaux de bureautique comme mettre en forme et dactylographier des courriers et documents, réaliser divers encodages via Word et Excel ;
    • Construire et gérer des tableaux de bord et de suivi des activités via Excel ;
    • Organiser et gérer le classement et l’archivage de la correspondance et des dossiers papier et électroniques;
    • Réaliser des photocopies ;
    • Scanner des documents.
  • Assurer le soutien et la suppléance de la correspondante en personnel en matière de ressources humaines :
    • Le cas échéant, gérer l’encodage des chèques repas des membres du service
    • Le cas échéant, assurer toute autre tâche de la correspondante en personnel ;
  • Assurer l’organisation logistique :
    • Commander et gérer les fournitures diverses ;
    • Réserver les salles de réunion (commande de boissons et de sandwichs,…).
  • Assurer le suivi des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs
    • Filtrer les appels téléphoniques à destination du Directeur général adjoint a.i.
    • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le collaborateur compétent ;
  • Assister, de manière occasionnelle, à la demande de la direction les membres du service pour certains aspects administratifs.

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive.

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive.

Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, veuillez contacter la personne de référence ci-dessous :

Monsieur Olivier DOYEN, Directeur général adjoint a.i.

Email (secrétariat) : caroline.friquet(at)cfwb.be

SALAIRE

Echelle barémique : 250/1

Traitement annuel (indexé au 01/04/2022) : 29.094,23 €

AVANTAGES

  • Titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
  • Pécule de vacances et prime de fin d'année ;
  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
  • Indemnité vélo (24 centimes par kilomètre) ;
  • Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite);
  • Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ;
  • Possibilité de télétravail (sous réserve de l’approbation de la hiérarchie)
  • 27 jours minimum de congé par an ;
  • Possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

TYPE DE RECRUTEMENT

 Contrat à durée déterminée prenant fin le 31/12/2022  

LIEU DE TRAVAIL

City Center Office, Boulevard du Jardin Botanique 20-22, 1000 Bruxelles

COMPTENCES INVESTIGUEES LORS DE L'ENTRETIEN

Connaissances spécifiques :

  • Bonne connaissance du logiciel Word
  • Bonne connaissance du logiciel Excel
  • Bonne technique de communication écrite
  • Bonne technique de communication orale

Compétences génériques :

  • Analyser l'information
  • Résoudre les problèmes
  • Faire preuve d’engagement
  • Travailler en équipe
  • Faire preuve de fiabilité

Attention ! Les compétences en gras et la motivation sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction.

Country
Belgium
City
Function
Administration / Secrétariat, Administration générale, Secrétariat, Service public / Administration publique concours, Administration - générale
Requirements

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